Skrivet kvitto

Redan när jag extrajobbade och drev egna små verksamheter vid sidan om grundskolan nånstans i slutet av 80-talet, hade jag lärt mig att när jag gick och handlade saker till företaget skulle jag be om ”skrivet kvitto”. Vill minnas att det var särskilt viktigt för belopp över 500 kr, men jag kan ha fel om beloppsgränsen. Då tog hursomhelst expediten upp ett sånt där kvittensblock, skrev vårt företagsnamn på kvittot, skrev ned alla belopp, stämplade och skrev under kvittensen, samt häftade fast kassakvittot på kvittensen. Förstod liksom aldrig varför man var tvungen att göra det här, men funderade inte så mycket på det.

Vad är skrivet kvitto?

Med Skatteverkets terminologi sorterar de flesta underlag på inköp i kategorierna ”faktura” eller ”förenklad faktura” (fast nu har Skatteverket börjat kalla det för ”kvitto”). Skillnaden är hur mycket information underlaget ska innehålla, där den största skillnaden tycker jag är att en förenklad faktura inte behöver innehålla köparens namn. Ett vanligt kassakvitto är alltså en typ av förenklad faktura. Ett skrivet kvitto är enkelt uttryckt när man kompletterar ett kassakvitto (förenklad faktura) med uppgifter så det kvalificerar som en vanlig faktura.

Varför skrivet kvitto?

Momslagstiftningen har normalt mycket högre krav på både det ena och det andra än inkomstskattelagstiftningen. Kort sagt är det ofta lite petigare när det gäller att få tillbaka ingående moms än att dra av kostnader mot sina intäkter. Momslagen kräver normalt en faktura som underlag för avdrag, och i Momslagen definieras även vad en faktura är. Där står att t ex vid belopp under 4000 kr inkl moms kan man istället utfärda en förenklad faktura (kvitto), där t ex köparens namn inte behöver stå med. Men följden blir ju att om man inte uppfyller kraven har man inte heller avdragsrätt för ingående moms.

T o m 2014 var beloppsgränsen 2000 kr inkl moms, men den höjdes fr o m 2015 till 4000 kr inkl moms. På belopp under 4000 kr inkl moms räcker det med ett vanligt kassakvitto, men över 4000 kr inkl moms behöver du alltså en kontantfaktura eller skrivet kvitto med köparens namn utsatt.

Skulle då Skatteverket underkänna ditt kvitto på en dator från Webhallen om företagets namn inte står på kvittot? Som vanligt är det omöjligt att veta utan att faktiskt bli granskad av Skatteverket, men enligt reglerna kan de mycket väl underkänna momsavdraget.

Utlägg för företaget

Vad gäller om man som anställd eller ägare gör ett utlägg för företagets räkning och mitt namn står på underlaget istället för företagets? Jo, här säger faktiskt Skatteverkets rättsliga vägledning att om det endast är namnet som är felaktigt och man i övrigt kan visa att det är företagets utgift, ska man ändå ha avdragsrätt för ingående moms. Så det tolkar vi som att det ska räcka med personens namn. Men kan man få med företagets namn så är det ju det bästa.

Kostnadsavdrag då?

Som sagt skiljer sig lagstiftningen för momsavdrag och kostnadsavdrag, och motsvarande krav finns inte för avdrag av kostnader. Så om du av nån anledning skulle köpa något dyrt men momsfritt spelar det alltså mindre roll, men det är ju rätt sällsynt.

Sedan finns ju såklart risken att inkomstskattegänget hos Skatteverket ändå skulle ifrågasätta ett väldigt högt belopp på ett vanligt kassakvitto, men då kanske för att de misstänker att det inte har med företaget att göra, snarare än för att lagen stipulerar krav på fullständig faktura. Det skadar alltså inte med ett ”ordentligare” underlag vid större inköp.

Om man redan gjort inköp utan skrivet kvitto

Vad gör man om man redan gjort dylika inköp och inte fått skrivet kvitto? Tja, man kan såklart kontakta säljaren och försöka få det i efterhand.

Men om det i praktiken inte är möjligt att få ett bättre kvitto då? Tja, då får man antingen lyfta (=dra av) ingående momsen ändå, eventuellt med ett öppet yrkande (=förklaring) i momsdeklarationen, eller skippa momsen och dra hela beloppet som kostnad.

Update 2016-11-01

Har uppdaterat inlägget med lite ny information om avdragsrätt, länkar till Skatteverket och Momslage samt utlägg för företagets räkning.