Traktamente – så funkar det

Traktamenten är en vanlig ersättning från ditt företag eller arbetsgivare, men reglerna är delvis komplicerade och missförstås ofta. Här är det viktigaste du behöver veta om traktamenten.

Vad är traktamente?

Traktamente är en ersättning för ökade levnadskostnader under tjänsteresor, framför allt måltidskostnader. Det vanligaste är att din arbetsgivare ersätter dig med traktamente när du varit på tjänsteresa.

Notera att traktamente ska kompensera för ökade levnadskostnader, inte täcka samtliga levnadskostnader. Detta är en anledning till att arbetsgivare inte kan välja att skattefritt bekosta alla måltider under tjänsteresor istället för att betala ut traktamente, vilket är ett vanligt missförstånd. Se mer om detta under Kostförmån nedan.

Arbetsgivaren är inte skyldig att betala ut traktamente, såvida det inte stipuleras i kollektivavtal eller anställningsavtal.

Hur beskattas traktamente?

Traktamente kan vara skattepliktigt eller skattefritt för mottagaren. För att vara skattefritt måste vissa villkor uppfyllas (se nedan), och det finns maxbelopp för skattefria traktamenten. Skattefria traktamenten rapporteras inte med belopp till Skatteverket utan endast med ett ”kryss i en ruta” (dvs att du fått skattefritt traktamente), och du tar inte upp skattefritt traktamente i din deklaration.

Om traktamentet inte är skattefritt så är det följaktligen skattepliktigt och behandlas precis som lön. Även om det står ”skattepliktigt traktamente” på lönespecen kommer det att deklareras till Skatteverket som lön och beskattas som lön av mottagaren. Därför finns inte heller några villkor för att betala ut skattepliktigt traktamente – en arbetsgivare kan betala ut skattepliktigt traktamente för att den anställde går till sin bil på parkeringsplatsen, om man nu känner för det.🙂

Nedan pratar vi endast om skattefritt traktamente och vi antar att man vill hålla sig till de skattefria beloppen, även om det såklart är fullt möjligt att betala ut högre belopp, varvid den överskjutande delen blir skattepliktig.

Avdrag för traktamente

Om den anställde inte fått traktamente utbetalt från sin arbetsgivare, kan man istället göra motsvarande avdrag för traktamente i sin inkomstdeklaration. Samma villkor och maxbelopp gäller som för skattefritt traktamente.

Det är såklart fördelaktigare för den anställde att få utbetalt traktamente (inkomst efter skatt ökar med traktamentesbeloppet) jämfört med att göra avdrag i sin inkomstdeklaration (inkomst efter skatt ökar med skatten på traktamentesbeloppet).

Villkor för skattefritt traktamente

Skattefritt traktamente kan endast betalas ut om alla följande villkor är uppfyllda:

• Det rör sig om en tjänsteresa, dvs inte en privat resa
• Tjänsteresan inkluderar minst en övernattning
• Tjänsteresan går till en plats minst 50 km från hemmet och arbetsplatsen (tjänstestället)

Maxbelopp för skattefritt traktamente

Inom Sverige är maxbeloppet per hel dag 290 kr (2024 & 2025). För andra länder är beloppet minst det svenska beloppet, men ofta högre – se Skatteverkets lista.

Om tjänsteresan påbörjas efter kl 12.00 räknas avresedagen som en halv dag och om tjänsteresan avslutas före kl 19.00 räknas hemkomstdagen som en halv dag. För halva dagar kan ett halvt dagsbelopp betalas ut.

Nattraktamente

Om arbetsgivaren inte bekostar logi, t ex om man bor hos en kompis eller släkting, kan dessutom ett extra nattraktamente betalas ut med ett halvt dagsbelopp. Notera att om tjänsteresan varar fem kalenderdagar kan antalet nattraktamenten rimligen maximalt vara fyra (japp, vi har sett detta göras fel🙂).

Reduktion efter tre månader respektive två år

Om en tjänsteresan varar mer än tre månader reduceras maxbeloppet efter tre månader till 70% av ursprungligt belopp. Efter två år reduceras det till 50% av ursprungligt belopp.

Reduktion pga fri kost

Om arbetsgivaren bekostar måltider för den anställde måste traktamentet reduceras. Det kan t ex vara om den anställde har representerat med en kund på arbetsgivarens bekostnad, vid intern representation eller helt enkelt om arbetsgivaren har betalat för en måltid. Traktamente reduceras även för hotellfrukost som ingår i rumspriset, men däremot inte för måltider på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i biljettpriset.

Traktamente inom Sverige reduceras enligt följande (2025):

• Frukost, lunch och middag: 261 kr
• Lunch och middag: 203 kr
• Lunch eller middag: 102 kr
• Frukost: 58 kr

För reducerat traktamente efter tre månader respektive två år, eller för avrese/hemkomstdag, blir även reduceringsbeloppen nedjusterade – se detaljer hos Skatteverket.

Traktamente i utlandet reduceras enligt följande (2025):

• Lunch eller middag: 30%
• Frukost: 15%

Kunde regelmakarna inte ha använt procentsatserna även för svenska traktamenten för att hålla det enkelt? Jo, det kan man ju tycka.

Kostförmån

Kostförmån uppstår när din arbetsgivare bekostar måltider för dig. OBS detta gäller alltså även vid tjänsteresor. Däremot förmånsbeskattas inte hotellfrukost eller måltider på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset. Och som vanligt inte heller olika former av representation.

Det finns en utbredd missuppfattning att arbetsgivaren kan bekosta måltider vid tjänsteresor istället för att betala ut traktamente. Det stämmer förvisso, men då uppstår det samtidigt en kostförmån som är bökigare att hantera och inte nödvändigtvis blir fördelaktig. Att bekosta en anställds måltid är alltså exakt samma sak på tjänsteresa som under en vanlig arbetsdag. Förutom att på tjänsteresa reduceras även traktamentet.

Kostförmån beskattas per dag med schablonbelopp enligt följande (2025):

• Helt fri kost (minst tre måltider): 305 kr
• Lunch eller middag: 122 kr
• Frukost: 61 kr

Men 122 kr för en middag låter ju inte så farligt – kan arbetsgivaren då bekosta schyssta middagar och den anställde endast skatta för 122 kr? Njae, beloppen ovan gäller för luncher och middagar av ”dagens rätt-karaktär”, och om måltiden är av ”väsentligt högre standard” som Skatteverket säger, kan förmånsvärdet justeras upp. Som vanligt finns det alltså inga gratisluncher (pun intended).

Notera att som vid alla typer av skattepliktiga förmåner betalar även arbetsgivaren arbetsgivaravgifter på förmånsbeloppet.

Ofta är det enklast att undvika kostförmåner, speciellt om man inte har system och appar som automatiserar hanteringen och exporterar till lönesystemet.

Här är Skatteverkets rättsliga vägledning om kostförmån.

Traktamente i ditt eget företag

För dig som har eget aktiebolag fungerar traktamenten exakt likadant som för andra anställda.

Även för dig med enskild firma eller handelsbolag fungerar det likadant. Enda skillnaden är att du kan välja att helt enkelt göra avdraget direkt i din NE- eller N3A-blankett istället för att betala ut traktamentet – det får samma effekt i slutändan.

Om du uppfyller kraven för skattefritt traktamente (och om företaget har råd) bör du absolut utnyttja detta – du får ju ut medel helt skattefritt ur företaget.

Hur gör man rent praktiskt?

Det traditionella sättet att betala ut traktamenten till anställda är på lönebeskedet. Om du har ett professionellt lönesystem är en fördel att det där ”krysset i rutan” oftast automatiskt rapporteras till Skatteverket. Och om en del av traktamentet är skattepliktigt eller om kostförmån uppstår, hanteras även detta enklast på lönebeskedet. Många lönesystem och försystem till lönesystem har även funktioner för att enklare hantera beräkning av traktamente, reduceringar, kostförmån mm.

Men det är inget som hindrar att du istället lägger in traktamenten som ett utlägg utanför lönehanteringen. Precis som med andra utlägg kan de lika gärna betalas ut separat som på lönebeskedet. Eller utläggen kan också bokföras som skuld från företaget till dig. Du kan fortfarande använda t ex en app för hanteringen av traktamenten, eller helt enkelt bara en Excelmall eller liknande. Underlaget till bokföringen är lämpligen någon slags reseräkning som visar destination, syfte, datum och tid för avresa respektive hemkomst och ev reduktioner eller kostförmåner.

Exempel på traktamente

Vi säger att jag varit på tjänsteresa inom Sverige två dagar. Jag åker torsdag morgon kl 8 och kommer hem fredag eftermiddag kl 17. Jag passar på att sova över hos en kompis när jag ändå är i stan. Torsdag kväll bjuder jag en kund på middag (extern representation) som betalas av min arbetsgivare. Fredag lunch bekostas av min arbetsgivare.

Eftersom avresan påbörjas innan kl 12 får jag ett helt dagsbelopp 290 kr för torsdag, som reduceras med 102 kr till 188 kr pga representationsmiddagen. Däremot uppstår ingen kostförmån för representation.

Eftersom jag kommer hem innan kl 19 får jag bara ett halvt dagsbelopp 145 kr för fredag. Det reduceras dessutom med 51 kr för lunchen som min arbetsgivare bekostar, dvs ett halvt reduceringsbelopp då dagsbeloppet också blir halvt. Jag får även en kostförmån med 122 kr för lunchen.

Jag får slutligen ett nattraktamente med 145 kr för att jag står för min egen övernattning.

Totalt traktamente blir 188 + 94+ 145 = 427 kr och total kostförmån 122 kr.

Vanliga fel

Här är några vanliga fel och missförstånd vi ser med traktamenten:

• Företaget bekostar anställdas måltider på tjänsteresor utan att kostförmån tas upp.
• Anställda blandar ihop reducerat traktamente med kostförmån, när måltider bekostas av arbetsgivaren.
• Fel dagsbelopp används, t ex från fel år eller utan hänsyn till halvdagar vid avresa eller hemkomst.
• För många nattraktamenten betalas ut
• Otillräckliga bokföringsunderlag, t ex det lite för schablonmässiga ”Traktamente tjänsteresor under 2024 25 dgr * 290 kr”.
• Traktamente betalas ut för tjänsteresor som bara varar en dag, dvs utan övernattning.

Mer läsning

Här är diverse länkar till mer läsning om traktamenten: