Att kvitta eller inte kvitta

”Kvittning” är ett ord som alltid hissar en liten varningsflagg hos mig. Det är väldigt ofta som olika upplägg med kvittning får oplanerade konsekvenser eller helt enkelt inte följer regelverken.

Men vad menar vi med kvittning? Det finns några olika betydelser:

1. Den vanligaste och ”enklaste” är när två parter har fordringar på varandra (eller skulder till varandra, samma sak), och istället för att skicka pengar fram och tillbaka så kvittar man bara fordringarna mot varandra.
2. En annan kvittning kan vara när t ex en arbetsgivare på slutlönen till en anställd kvittar lön som ska betalas ut mot t ex förskottssemester
3. En tredje betydelse kan vara när man i sin deklaration kvittar t ex underskott i kapital mot kapitalinkomster.

Plus en massa andra olika betydelser (t ex inom röstning i politiken) som vi inte behöver gå in på här.

Varför varningsflagg?

Om man inte är bokföringsnörd riskerar man att göra kvittningar som inte riktigt följer regelverken, t ex om en anställd får köpa loss en telefon och ”kvitta” detta mot ett bruttolöneavdrag. Eller så missar man aspekter av en kvittningstransaktion, t ex då konsultarvode för en kund ska kvittas mot en investering i aktier i kunden men man missar momseffekten. Eller så blir bara transaktionen otydlig med bristande dokumentation, vilket får bokföraren att klia sig i huvudet och i värsta fall Skatteverket att ifrågasätta det hela.

Det är helt enkelt ofta vi får höra (i efterhand) av en kund att något ska kvittas, och vi är tvungna att säga antingen ”njaaaeee, det är nog tyvärr inte möjligt” eller i alla fall ett ”ok, vi behöver nog lite mer information där”.

Kvitta fakturor

Om du fixar min webbsida så fixar jag din årsredovisning, och istället för att skicka fakturor och sånt kan vi väl bara ”kvitta” det? Nja, även om det blir ett nollsummespel på både inkomstskatt och moms, kräver faktiskt reglerna att vi skickar fakturor till varandra. Och det är en rätt bra idé att ha papper på vad man gjort.

Och skulle det inte vara ett nollsummespel med skatterna, måste vi definitivt skapa de där fakturorna för att hålla oss inom reglerna och betala rätt skatt och moms. Typexemplet är såklart tjänster och varor till privatpersoner. Men det kan även vara om en av parterna i en företagstransaktion inte får lyfta moms eller har en annan skattesituation.

Sedan kan man såklart kvitta betalningarna av fakturorna om man vill. Men å andra sidan, är det verkligen så besvärligt att betala fakturor? Speciellt nu när man allt mer kan betala fakturor på fil och avprickningen sker automatiskt, medan en kvittning måste bokföras manuellt. Och med betalningar blir det mycket tydligare i bokföringen.

Så jag rekommenderar att endast kvitta betalningar om det faktiskt innebär kostnader, likviditetsbrist eller andra problem att uttryckligen göra betalningarna.

Kreditfakturor då? Jo, om en faktura krediteras i sin helhet är ju hela poängen att de ska kvittas och inte betalas. Även om en faktura delkrediteras så betalar man såklart mellanskillnanden. Men om ursprungsfakturan redan är betald när krediten kommer, vad gör man då? Tja, om man vet att det kommer fler fakturor att kvitta mot framöver, och man inte är rädd att missa detta, kan man såklart dra av en kredit på framtida fakturabetalningar. Man bör dock stämma av detta med den andra parten. Och om inga fler fakturor är i sikte tycker nog de flesta ekonomer att det är skönt att betala ut en kredit och ”bli av med den”.

Kvitta fakturor mot aktier

Denna stöter vi på ibland. Säg att du (ditt företag) och jag (mitt företag) kommer överens om att jag utför tjänster för 100 000 kr åt dig, men du betalar hälften kontant och hälften i aktier i företaget så får jag ett delägande i ditt företag. Det är absolut fullt möjligt att göra detta.

Men kom ihåg två saker:
1. Vi kvittar inte en del av intäkterna/arvodet mot aktier. Vi kvittar en del av betalningen av fakturan för intäkterna/arvodet mot aktier.

2. Sluteffekten kommer att bli exakt samma som om du betalar hela fakturan kontant och jag sedan tar en del av de pengarna och köper/tecknar aktier i ditt företag. Det enda man åstadkommit med kvittningen är egentligen överenskommelsen att jag ska utföra tjänsterna och sedan investera i ditt företag. Plus kanske lite huvudbry för bokföraren. 🙂 Samt att en kvittningsemission (som det heter) ska hanteras lite annorlunda till Bolagsverket.

Vidare så missar många momsfrågan i såna här kvittningar. För jag måste ju fortfarande skicka en faktura, även om jag får betalningen delvis kontant och delvis i aktier. Och fakturan blir ju på 125 000 kr när jag lagt på momsen. Så är det hälften av 125 000 kr som ska betalas kontant och hälften i aktier, dvs jag får aktier för 62 500 kr? Eller får jag aktier för 50 000 kr och 75 000 kr betalas kontant?

Båda modeller fungerar, man måste bara vara tydlig med vad man menar när man gör dealen. Ofta pratar man exkl moms och räknar ut antal aktier osv baserat på beloppen exkl moms. Och kunden blir sedan lite överraskad när man måste betala även momsen kontant, även om man sedan oftast får tillbaka den av Skatteverket (om man får lyfta moms).

Kvitta lön med bruttolöneavdrag

En vanlig grej här är skillnaden mellan bruttolön och nettolön. Se inlägget Bruttolöneavdrag och nettolöneavdrag. I korthet kan vi använda bruttolöneavdrag (BLA) för att den anställde ska kompensera företaget för något som inte är en skattepliktig förmån, t ex ett enkelrum på företagskonferensen eller en lite schysstare arbetstelefon. Medan om man vill undvika beskattning av en skattepliktig förmån måste man använda nettolöneavdrag, t ex om en anställd köper ut sin arbetstelefon eller får städning i hemmet betald.

Det är ju såklart lockande att erbjuda en anställd att köpa loss sin telefon värd 10 000 kr inkl moms med ett bruttolöneavdrag på 10 000 / 1,3142 = 7609 kr, vilket motsvarar en minskad nettolön på kanske nånstans mellan 2600 kr och 4200 kr. Men då blir man alltså dessutom förmånsbeskattad för hela telefonen. Medan med det mycket dyrare (för den anställde) nettolöneavdraget på 10 000 kr slipper man förmånen.

Kvitta lön mot förskott

När en anställd slutar har man ibland en rad saker som ska regleras på slutlönen, t ex semesterersättning för ej utbetald semester, eller avdrag för förskottssemester. Jag går inte in på detaljerna här, men det är rätt restriktivt vad som får regleras på slutlönen utan den anställdes uttryckliga medgivande. Så se bara till att göra hemläxan här.

Dokumentation, dokumentation, dokumentation

Det som ofta skaver för oss bokförare är när företag har kvittat det ena eller det andra och kanske gjort helt rätt, men inte dokumenterat det. Så vi har ett gäng fakturor, fordringar och skulder i bokföringen, men ingen information om hur de ska regleras. Så om man kvittar saker, se till att dokumentera det tydligt. Eller ibland kanske det är enklare och tydligare att bara skicka pengar fram och tillbaka. 🙂

Ska man kvitta överhuvudtaget

Det kanske framgår att jag tycker att det ibland kvittas lite i onödan. 🙂 Och jag tror faktiskt man ibland har en övertro på kvittningens effekter, medan det oftast egentligen bara handlar om att slippa skicka pengar mellan bankkonton. Huvudsaken är väl att man skaffar sig koll på vad man faktiskt kan och bör göra och vad effekten blir.

Kvitta avdrag och inkomster i deklarationen

Jag tar upp detta också, även om det kanske är ett kapital för sig.

Får jag kvitta ett underskott i min enskilda näringsverksamhet mot min inkomst av tjänst (dvs oftast lön)? Ja, upp till vissa belopp och för vissa verksamheter, eller under de första fem åren för alla aktiva verksamheter.

Får jag kvitta mina ränteavdrag mot mina aktievinster? Ja, det får man faktiskt.

Får jag kvitta mina aktieförluster mot min reavinst när jag säljer huset? Ja, delvis – 70% av ett nettoförlust på aktier och fonder kan dras av mot andra inkomster av kapital.

Får jag mina aktievinster mot mina löneinkomster? Ja och nej, kanske inte på det sätt man kan tro. Ett slutligt underskott av kapital innebär en skattereduktion av din totala skatt. Men den minskar inte din inkomst av tjänst. Dvs om du ligger över brytpunkten för statlig skatt med din lön, kan du inte sälja aktier med förlust för att komma under brytpunkten.

Osv osv osv, kontentan är att man kan kvitta vissa saker men inte alla och det gäller att läsa på. 🙂