Hur länge ska fakturor och kvitton sparas?

Hur länge måste man egentligen spara sina bokföringsunderlag, dvs kvitton, fakturor och annat räkenskapsmaterial?

Grundregel

Grundregeln är att räkenskapsmaterial (kvitton, fakturor, kontoutdrag mm) ska sparas i sju år. Mer exakt i sju år efter det kalenderår då bokslut gjordes. Om du gör bokslut den 30 juni 2012 måste alltså bokföringspärmen sparas t o m utgången av 2019.

Föra över till annat material

Om räkenskapsmaterial förs över från ett material till ett annat, måste ”kopian” istället sparas i sju år, medan originalet får förstöras efter tre år. Eller närmare bestämt tre år efter det kalenderår då bokslut gjordes – vi brukar säga fyra år för att förenkla. Detta gäller t ex när ett pappersoriginal scannas in för att användas i bokföringen, eller när en elektronisk faktura skrivs ut för att sättas i bokföringspärmen.

Hur funkar det för Account Factorys kunder? Eftersom vi alltid jobbar med scannat och elektroniskt material, kan pappersoriginalen förstöras efter tre år medan de elektroniska kopiorna ska sparas i sju år. Märk dock att t ex en PDF-faktura mottagen på e-mail anses vara originalet och ska alltså sparas i sju år.

Scanna hela underlaget

Tänk på att om kopian ska vara tillräcklig för att kunna kasta orginalet efter tre år, måste all räkenskapsinformation finnas med på kopian. Se alltså till att scanna hela underlaget, inte bara första sidan.

Men kasta nu inte allt…

Reglerna ovan gäller bokföringsmaterial. Den gamla gränsen tio år gäller dock fortfarande för avtal och liknande handlingar. Och ibland kan du behöva ett underlag för garantier eller av andra skäl. Det kan alltså vara en idé att behålla sitt material något längre än tre år, eller åtminstone tänka igenom vad det är man kastar.

Mer detaljerat

För den intresserade, har Bokföringsnämnden en FAQ för arkivering.