Arbetsplats och tjänsteställe

Begreppet tjänsteställe har funnits länge men hamnade mer på tapeten under Coronapandemin och är nu extra aktuellt igen inför 2023.

Vad innebär tjänsteställe, varför är det viktigt och varför är det extra aktuellt nu?

Vi skriver här framför allt med våra kunder i åtanke, dvs företagare som är anställda i sitt eget bolag och som ibland har andra anställda.

Mycket av den tillgängliga informationen är hämtad från Skatteverkets rättsliga vägledning om Tjänsteställe.

Detta var för övrigt ett ganska frustrerande blogginlägg att researcha, då jag inte lyckats få någon tydlig information från Skatteverket om hur vi ska göra de här bedömningarna som små konsultbolag behöver göra. Beskedet på telefon jag har fått har i princip varit ”Vi vet tyvärr inte”.

Vad är tjänsteställe?

Vi använder det lite mer formella ordet ”tjänsteställe” här, eftersom ”arbetsplats” kan betyda andra saker också.

Skattemässigt är ”tjänsteställe” den plats du anses utföra (majoriteten av) ditt arbete, dvs din arbetsplats. En person kan för varje arbetsgivare endast ha ett tjänsteställe åt gången. Det är ett ganska ”trögrörligt” begrepp, dvs man byter inte tjänsteställe varje dag. Om jag efter lunch åker från kontoret ut till en kund, byter jag därmed alltså inte tjänsteställe. 🙂

Det är arbetsgivaren som ansvarar för att bestämma varje anställds tjänsteställe.

Vi kommer in på gränsdragningar, riktlinjer mm längre fram.

Varför är tjänsteställe viktigt?

Framför allt påverkar tjänstestället om resor till/för arbetet anses vara arbetsresor eller tjänsteresor.

En arbetsresa betyder här en resa mellan hem och arbetsplats. Detta anses vara en privat resa. Du kan ibland få avdrag för kostnader för dessa resor i din privata deklaration, men bara under vissa förutsättningar och för belopp över 11 000 kr varje år (2022). Läs mer hos Skatteverket.

En tjänsteresa är en resa i tjänsten. Här kan arbetsgivaren normalt sett ersätta dig skattefritt för samtliga resekostnader, ge dig skattefritt traktamente om villkoren för det är uppfyllda osv. Så det är alltså betydligt förmånligare om resor klassas som tjänsteresor än som arbetsresor.

Som ett exempel, om du har tjänstestället på arbetsgivarens kontor så är din resa mellan hemmet och kontoret en privat arbetsresa. Om arbetsgivaren betalar dina resekostnader blir du förmånsbeskattad, men du kan eventuellt dra viss del av kostnaden i din privata inkomstdeklaration. Medan om du åker från kontoret (tjänstestället) till en kund så är det en tjänsteresa. Denna kan arbetsgivaren bekosta utan problem, vare sig du åker taxi eller får milersättning för att du kör bil.

Men om ditt tjänsteställe är i bostaden, blir istället alla resor i jobbet till och från bostaden tjänsteresor.

Det kan ju också vara så att du har en ren tjänstebil som bara används i tjänsten och därför inte förmånsbeskattas – då är det ju viktigt att alla resor du gör i bilen är tjänsteresor och inte arbetsresor.

Varför blev tjänstestället aktuellt under pandemin?

För många anställda har tjänstestället förmodligen sällan varit något frågetecken. De flesta har arbetat och haft sitt tjänsteställe i arbetsgivarens lokaler, punkt. Dock undantag för vissa branscher som konstant arbetar på många platser.

Men under pandemin började detta luckras upp i högre takt än tidigare, och allt fler arbetade hemifrån. Var hade folk nu sina tjänsteställen? Skatteverket har nu av denna anledning uttalat sig att tillfälliga förändringar av det här slaget inte påverkar ditt tjänsteställe om tanken är att du så snart det går ska tillbaka till arbetsgivarens lokaler.

Varför är tjänsteställe extra aktuellt nu?

Enligt ett riksdagsbeslut ska från och med januari 2023 alla arbetsgivare ange adress och postort för tjänstestället för varje anställd varje månad. Detta gör man i den månatliga arbetsgivardeklarationen där man även rapporterar utbetald lön, avdragen skatt och räknar fram arbetsgivaruppgifter. Man skriver helt enkelt in adress och postort i två fält som tillkommit i individuppgiften i arbetsgivardeklarationen.

Om man under månaden byter tjänsteställe ska man däremot lämna fälten tomma den månaden. Notera att detta är man har ett bestämt tjänsteställe och under månaden byter till ett annat, inte de situationer när man rör på sig mycket och har svårt att bestämma tjänstestället – då får man ändå försöka bestämma tjänstestället med hjälp av Alternativregeln eller Undantagsregeln nedan.

Anledningen till den nya regeln är att underlätta för Skatteverket att kontrollera och upptäcka ”fel och fusk”, som Regeringen skriver i sin proposition. Och det är framför allt arbetsresor vs tjänsteresor man verkar syfta på.

Man noterar i propositionen att det kommer att öka den administrativa bördan hos företagen, men tycker att det ändå är värt det (”kontrollmöjligheten väger tyngre”). Sure, det är lätt att tycka att det är värt någon annans extra arbete och kostnader för att man själv ska få bättre kontrollmöjligheter. 🙂

Anyway…

Var är mitt tjänsteställe?

Informationen här återfinns framför allt i Skatteverkets rättsliga vägledning om Tjänsteställe, där det finns en rad olika exempel på situationer.

En anställd kan bara ha ett enda tjänsteställe åt gången hos en viss arbetsgivare. Om man har flera arbetsgivare parallellt har man såklart ett tjänsteställe hos varje arbetsgivare. Notera att vi menar arbetsgivare där du är anställd och får lön, inte uppdragsgivare (kund) där du utför ett uppdrag för din arbetsgivares (eller ditt egna aktiebolags) räkning.

Huvudregeln

Först kollar man om Huvudregeln är applicerbar. Den säger att tjänstestället är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete.

Detta är ju ofta arbetsgivarens lokaler, men frågor uppstår när allt fler arbetar helt eller delvis hemifrån eller ute hos kund.

Om den anställde har tillgång till arbetsgivarens lokaler men väljer att t ex arbeta hemifrån mer än 50%, antas tjänstestället ändå vara i arbetsgivarens lokaler. Om det däremot finns ett skrivet avtal mellan den anställde och arbetsgivaren om att den anställde ska arbeta hemifrån mer än 50%, blir bostaden tjänsteställe. Se Skatteverkets ställningstagande.

Om den anställde utför ett längre arbete hos en kund och tillbringar en majoritet av sin arbetstid hos kunden, kan istället kundens lokaler bli tjänsteställe. Det är inte helt tydligt hur långt ett sådant uppdrag måste pågå för att tjänstestället ska gå över till kunden. Skatteverket nämner i flera sammanhang att bedömningar ska ske för en tidsperiod på två år. Detta kan tolkas som att tidsbestämda uppdrag på mindre än två år inte innebär att tjänstestället övergår till kunden. Samt att vid tillsvidare-uppdrag övergår tjänstestället till kunden först efter två år. Medan ett tidsbestämt uppdrag på minst två år innebär tjänsteställe hos kunden från dag 1. Detta är även i linje med några exempel i Skatteverkets rättsliga vägledning från 2021, som intressant nog inte finns kvar i 2022 års version.

Vid tidsbegränsade anställningar som rör endast ett visst uppdrag kan dock tjänstestället vara hos kunden för hela uppdraget även om det är kortare. T ex ett bemanningsföretag där man är anställd endast för ett visst uppdrag, medan när man är utan uppdrag har man ingen anställning och ingen lön.

Att tjänstestället hamnar hos kunden innebär att resor mellan bostad och kunden blir privata arbetsresor, inte tjänsteresor.

Se längre ned om bedömningsproblematiken.

Alternativregeln

Om vi inte kan använda Huvudregeln får vi titta på Alternativregeln. Det kan vara om arbetsplatser hela tiden växlar eller förflyttas. Då säger man istället att tjänstestället är där den anställda hämtar och lämnar arbetsmaterial samt förbereder och avslutar sina arbetsuppgifter.

Om den anställde besöker arbetsgivarens lokaler eller en annan fast punkt för att t ex hämta och lämna material i snitt mer än en gång i veckan över en längre tid, är detta tjänstestället. Om det inte finns en sådan fast punkt eller den besöks mer sällan blir bostaden tjänsteställe.

Undantagsregeln

Och om inte heller Alternativregeln funkar så har vi Undantagsregeln. Den säger i princip att om den anställde arbetar på skiftande platser och sällan besöker arbetsgivarens lokaler, kan det vara svårt att peka ut ett naturligt tjänsteställe. Då anses tjänstestället vara i den anställdes bostad.

Vad gäller för fåmansföretagare?

Här säger Skatteverket bara att samma regler gäller som vanliga anställda och att en bedömning får göras i varje enskilt fall.

Men i praktiken kan det bli en svårare bedömning. Dels vill förmodligen de flesta ensamföretagare ha tjänstestället i bostaden för att kunna låta företaget bekosta alla resor till och från kunder. Dvs det finns en uppenbar ambition och pengar att tjäna på att få tjänstestället i bostaden. Dels finns inget reellt tvåpartsförhållande mellan mig och mitt eget bolag, dvs det är svårare att hänvisa till att ”jag och min arbetsgivare” har avtalat att jag ska arbeta mestadels hemma trots att företaget har en extern lokal.

Bedömningsproblematiken

I Skatteverkets ställningstagande finns en rad exempel, tumregler mm för Alternativregeln och Undantagsregeln. Men inte så mycket för Huvudregeln, dvs där arbetsplatsen är mycket mer långsiktigt stabil – det är bara svårt att säga vad tjänstestället blir.

Vad händer vid långa kunduppdrag?

”Tvåårsregeln” som vi nämner ovan skulle alltså innebära att om jag som konsult (i eget bolag eller som anställd) har ett heltidsuppdrag hos en kund i 18 månader, så övergår ändå inte mitt tjänsteställe till kunden. Vilket innebär att alla resor mellan mitt tjänsteställe (t ex bostaden eller min arbetsgivares lokaler) och kunden är tjänsteresor, även om jag åker mellan hemmet och kunden precis som en vanlig arbetsplats. Den känns ju nästan lite för bra för att vara sann, kan man tycka.

Inga tydliga svar från Skatteverket

Vi har tyvärr inte hittat definitiva svar på detta, och i våra kontakter med Skatteverket säger även de att det är svårt att säga generellt och måste bedömas från fall till fall. Även om de säger att bedömningar ska göras på minst två års sikt, för att ge en stabilitet i begreppet tjänsteställe för arbetsgivare och anställd.

Så vad gör man?

Till att börja med måste varje arbetsgivare göra en bedömning, det kommer man inte ifrån.

Om man vill ”tolka till sin fördel” kan man även göra ett s k öppet yrkande, dvs berätta för Skatteverket i inkomstdeklarationen vad man har gjort och varför. Man höjer ju såklart risken att Skatteverket tittar närmare på det, men man slipper skattetillägg ifall Skatteverket inte håller med om din bedömning.

Om det är oklart med tjänstestället men du i vilket fall inte kommer att ha några större resekostnader, kanske det inte spelar så stor roll vad du väljer. Men med exemplet på om du är konsult i eget bolag, bor i Stockholm och har ett uppdrag hos en kund i Uppsala – då är det ju rätt stor skillnad på om ditt företag kan bekosta dina resor till kunden eller inte.