Bokslut

Dags att förklara en av de där facktermerna som vi bokförare slänger oss med: ”Bokslutet”.

Tanken här är att ge en förståelse för vad ett bokslut är, inte att ge en snabbkurs i att göra bokslut. Det är tyvärr ett lite större område än så. 🙂

Definition av bokslut

Det kanske finns en officiell definition av bokslut, jag vet faktiskt inte. Men frågar du mig så kan ett bokslut något förenklat beskrivas som den slutgiltiga balans- och resultaträkningen för ett räkenskapsår. Dvs när vi ”stänger” året i bokföringen och skapar slutliga rapporter för året. I många företag och organisationer (t ex aktiebolag) ska även balans- och resultaträkningen formellt ”fastställas” på en årsstämma, och då är det verkligen spikat och stängt.

Alla företag måste göra bokslut

Alla företaget måste varje räkenskapsår göra någon form av bokslut. Enskilda firmor, handelsbolag, aktiebolag – allihop. Ofta är bokslutet mycket enklare i t ex en enskild firma än ett aktiebolag, och enklare i ett passivt bolag än ett aktivt, men det måste ändå göras. Men om absolut ingenting har hänt i ditt aktiebolag under året? Spelar ingen roll, ett bokslut måste ändå göras. 🙂

Var det allt?

Nja, definitionsmässigt är det väl i princip allt, men själva bokslutsprocessen innehåller mycket mer som är intressant att fördjupa sig i. När vi gör bokslut, ser jag det som att följande steg ingår i de flesta bokslut:

1. ”Uppstädning”
2. Bokslutstransaktioner
3. Intern dokumentation
4. Rapportering, presentation

Uppstädning

Detta är egentligen inte en del av bokslutet, men ofta får man börja med lite housekeeping. Frågetecken man inte löst tidigare under året vill man helst lösa nu. Det kan vara saknade underlag man behöver leta rätt på eller betalningsdiffar på fakturor man får ta beslut om hur man ska hantera. Ibland har man frågetecken under året man helt enkelt inte vet hur man ska lösa, och till slut säger ”äh, vi tar det i bokslutet”.

Vi brukar markera en kund som ”klar för bokslut” när vi bokfört sista månaden på året och löst alla (eller de flesta) öppna frågor. Om du vill att din redovisningsbyrå ska kunna göra ett snabbt bokslut, se alltså till att löpande lösa alla öppna frågor under året.

I samband med uppstädningen ser man också till att bokföringen är avstämd, om man inte redan gjort det månadsvis. Att stämma av bokföringen innebär att kontrollera de belopp man kan kontrollera, t ex att saldot på banken i bokföringen stämmer med bankkontoutdraget, att alla övriga balanskonton stämmer, att allt som ska göras månadsvis är gjort osv. Man dokumenterar även vad de olika posterna innehåller.

Bokslutstransaktioner

Detta är det många förknippar med ett bokslut – de olika transaktioner som bara förekommer i ett bokslut. Vissa saker skulle man kunna göra oftare under året, men av praktiska skäl gör man dem bara en gång om året. Andra saker kan i princip bara göras i slutet av året, i alla fall i små företag.

De flesta bokslutstransaktioner har med balansräkningen att göra, speciellt tillgångssidan. Nedan är några exempel på bokslutstransaktioner, samtliga hämtade från bokslut i aktiebolag:

Avskrivningar är ett sätt att kostnadsföra en tänkt värdeminskning på byggnader, inventarier, fordon och vissa andra tillgångar.

Nedskrivningar gör man om en tillgångs marknadsvärde understiger det bokförda värdet, vilket t ex kan bli aktuellt för värdepapper, lånefordringar och kundfordringar.

Lagerinventering och -justering innebär att räkna ut hur mycket varulagret är värt och justera bokföringen därefter.

Periodiseringar innebär i ett bokslut att flytta intäkter och kostnader mellan olika år, t ex nästa kvartals hyra som betalats i förskott.

När allt är bokfört gör man en skatteuträkning, dvs man räknar fram hur mycket skatt företaget skulle betala på den vinst som nu är bokförd i bolaget. Med stöd av denna kan man göra avsättningar till periodiseringsfonder och ev andra skattemässiga justeringar (t ex koncernbidrag) innan man bokför årets skattekostnad.

Det sista som händer är att man flyttar årets resultat till eget kapital i bokföringen.

Detta är bara ett axplock och vissa typer av företag/organisationer har inte alla av dessa transaktioner. Se t ex avsnittet om enskilda firmor nedan.

Intern dokumentation

Dokumentation är som bekant inte allas favoritsyssla, men ack så viktig.

Dokumentationen brukar för oss framför allt bestå av att specificera vad som ingår i varje post i balansräkningen, visa hur vi räknat ut skatten, förklara eventuella andra principer vi använt eller beslut vi tagit i den löpande bokföringen eller i bokslutet, samt att samla lite underlag på framför allt balansposterna. Underlag kan vara kontoutdrag, skattebesked, fakturor, deklarationer, register mm.

Att förklara en balanspost kan vara att lista de kundfakturor som utgör kundfordringarna, skapa ett anläggningsregister som visar inventarierna och deras avskrivningsplan eller göra en lista över varulagret i lagerinventeringen.

Tanken med dokumentationen är att den som senare tittar i bokslutet ska förstå precis vad som ingår i balansräkningen och vilka beslut som tagits i bokslutet. Det är väldigt störande att ta över bokföringen för ett företag och upptäcka att dokumentationen brister och ibland t o m är obefintlig.

För ett bolag med revisor är ju dokumentationen ett måste, då det behövs i revisionsarbetet.

På den gamla goda tiden skapade man en bokslutspärm där all dokumentation samlades, medan vår dokumentation idag är såklart endast digital. Dokumentationen kan göras i speciella bokslutsprogram eller i Excel, Word eller vad som du tycker passar.

Rapportering och presentation

Vissa företag och organisationer måste presentera sitt bokslut på ett visst sätt. Alla aktiebolag i Sverige måste t ex skapa en årsredovisning till sitt bokslut, som ska skickas in till Bolagsverket. Utöver lagkraven kan alla välja att skapa ytterligare rapportdokument. Börsbolag skapar t ex ofta tryckta årsredovisningar med betydligt mer information än vad lagen kräver av en årsredovisning.

I sin enklaste form, om lagen inte kräver annat, består output från ett bokslut av endast den fastställda balans- och resultaträkningen. Detta är t ex vanligt i en enskild firma, där Skatteverket t o m har en blankett för ändamålet.

Deklarationen då?

Deklarationen – eller ”inkomstdeklarationen” för att vara exakt – anser jag inte formellt vara en del av bokslutet. Men den är ofta en naturlig följd av bokslutet.

I en enskild firma brukar själva bokslutsarbetet vara ganska begränsat, medan inkomstdeklarationen kan vara aningen knepigare. I förenklade bokslut för enskilda firmor har man helt enkelt flyttat en del transaktioner från bokslutet till deklarationen. Se mer om enskilda firmor nedan.

I ett aktiebolag brukar ofta bokslutet vara mer tidskrävande, och när man kommer fram till inkomstdeklarationen är oftast alla beslut redan tagna och deklarationen ska bara fyllas i korrekt. Du måste såklart ändå veta vad du gör, men det mesta jobbet görs i bokslutet.

Enskilda firmor

Nu har jag nämnt enskilda firmor två gånger och det är faktiskt ett lite annorlunda djur. Men själva bokslutet brukar i alla fall vara relativt enkelt i en EF.

En EF kan i princip inte äga värdepapper och varken skattekonto, periodiseringsfonder eller inkomstskatt bokförs i en EF. Man kan i och för sig ha både fastigheter, inventarier, varulager, låneskulder och anställda i en EF. Det tenderar bara att vara mycket ovanligare än i aktiebolag, i alla fall bland våra kunder. Eftersom balansräkningen oftast är mindre omfattande och enskilda firmor i princip aldrig har revisor, är det mycket mindre dokumentation i ett EF-bokslut.

Det enskilda firmor sparar in på bokslutet tar man däremot delvis igen i deklarationen, som kan vara betydligt mer komplex än ett AB. Speciellt om man har större inkomster i sin EF och vill skatteoptimera detta.

Är det svårt att göra bokslut?

Bokslut anses vara en mer avancerad tjänst än löpande bokföring och redovisningsbyråer tar både mer betalt för bokslut och lägger det högre upp på ”kunskapsstegen”.

På många sätt är det förståeligt. Det är i bokslutet du spikar hur bokföringen ska se ut för ett år, vilket kan påverka ekonomin för företaget, dess ägare och dess anställda. När ett bokslut är stängt är det till viss del oåterkalleligt, dvs det går inte alltid att justera i efterhand. Och en årsredovisning som är registrerad hos Bolagsverket går definitivt inte att ändra på.

Bokslutet kräver en del kunskaper som inte den löpande bokföringen kräver, t ex värderingsregler och skatteregler. Regelverk och standards för bokslut ändras oftare än för löpande bokföring, så det kräver en del att hålla sig à jour. Årsredovisningen slutligen är väldigt regelstyrd i det enklare regelverket K2, men mindre så i regelverket K3 för större företag. Däremot finns det ingen enkel ”bruksanvisning” för hur du gör ett bokslut eller en årsredovisning. Det är en del att ha koll på för att veta vad du behöver och inte behöver göra.

Jag brukar säga att löpande bokföring kan vem som helst lära sig, bara man har lite intresse, lite känsla för struktur och är beredd att sätta sig in i det. Sen finns det såklart även svårigheter i löpande bokföringen. Bokslut är däremot lite knepigare, speciellt om det inte är ett superenkelt företag. Och att skapa en årsredovisning är svårt att köra på känsla, där bör man ha ett bra verktyg och har lite koll. Det har kommit bättre verktyg för årsredovisningar på senaste tiden, men det är fortfarande inte självförklarande.

Enskilda firmor är en annan sak. Här finns det t o m en ”bruksanvisning” från Skatteverket för hur bokslutet ska göras. Medan deklarationen å andra sidan kan vara knepigare, speciellt hur man skatteoptimerar en enskild firma.

Verktyg

Du måste inte ha speciella verktyg för att göra bokslut i ett aktiebolag. Du kan om du vill bokföra bokslutstransaktionerna direkt i bokföringsprogrammet, dokumentera i Excel eller Word och göra årsredovisningen i Word (det sista rekommenderas dock inte).

De flesta redovisningsbyråer använder någon form av bokslutsprogram, där du kan göra allt ovan. Där kan du dels ”leka runt” med bokslutstransaktioner och exportera dem till bokföringsprogrammet när bokslutet är spikat. Du kan skapa bokslutsspecar baserat på bokföringsdatan. Och du kan framför allt skapa årsredovisningen i bokslutsprogrammet.

Bokslutsprogram innebär dock en del ”overhead”, och de är inte alltid så intuitiva och lättanvända. Vi på Account Factory har en egenutvecklad mjukvara för årsredovisningar (nope, you can’t have it! 🙂 ) men gör bokslutsspecar i Excel och bokför bokslutstransaktionerna direkt i Fortnox bokföringsprogram. De enda fall då vi känner att ett bokslutsprogram hade sparat en del tid är i mer komplicerade bokslut.

Sammanfattning