Varför du behöver ett faktureringsprogram

Fakturerar du dina kunder från ett faktureringsprogram eller gör du fakturorna själv i Word eller Excel?

Om du har få fakturor är det kanske frestande att spara in den där månadskostnaden för ett faktureringsprogram och istället bara göra fakturorna i Word eller Excel – program du redan känner till och har installerade. Men faktureringsprogram har väldigt många fördelar som man kanske inte tänker på.

Olika faktureringsprogram skiljer sig åt. Nedan fokuserar jag på faktureringsfunktionen som brukar finnas i traditionella bokföringsprogram, t ex Fortnox som vi själva använder.

Utskicksalternativ

Du kan med ett knapptryck skicka fakturan som PDF i e-post direkt från programmet. Du kan även skicka fakturan som e-faktura (EDI), vilket fler och fler mottagare kräver idag. E-fakturor för företag går direkt från ditt faktureringsprogram till mottagarens redovisningssystem, utan att en PDF behöver tolkas. Den ska inte förväxlas med e-faktura till privatpersoner som hamnar i mottagarens internetbank.

Många faktureringsprogram kan t o m automatiskt skriva ut och posta fakturan till mottagaren, om du skulle vilja det.

Få detaljerna rätt

Manuella fakturor görs ofta från en mall i t ex Word eller Excel, eller baserat på en kopia av förra fakturan. Att manuellt justera detaljer som fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum mm kommer för de flesta förr eller senare bli fel. Vi ser såååå många fakturor som fått fel år, förfallodagar som inte finns (t ex 31 april) eller dubletter i fakturanummerserien. Detta ser oproffsigt ut mot mottagaren, kan orsaka problem med betalningen och i bokföringen hos både mottagaren och hos dig, och i värsta fall t o m orsaka problem med Skatteverket.

Du kan även lägga upp artiklar för varor eller tjänster du ofta fakturerar, så du alltid får rätt pris, benämning och bokföringskonto.

Har du koll på vad som enligt lag ska finnas på en faktura? Speciellt momslagen är ganska specifik i sina krav. Faktureringsprogram hjälper dig att få med allt som behöver vara med.

Här är förresten Skatteverkets sida om faktureringsregler (enligt Momslagen).

Automatisk bokföring

Om du skapar en faktura manuellt måste även du eller din byrå bokföra den manuellt. Om du använder faktureringsfunktionen i bokföringsprogrammet så bokförs fakturan automatiskt. Dina intäkter blir då även uppdaterade i realtid i din bokföring.

Med standardkonton och artiklar kan du även se till att fakturorna bokförs på rätt konton varje gång.

Information för deklarationer

Självklart ska helst allt vara bokfört och klart inför en momsdeklaration. Men OM det skiter sig och du t ex inte hinner redovisa alla dina utlägg i en period, är det viktigt att åtminstone intäkter och utgående moms är på plats. Vilket görs automatiskt om kundfakturorna ligger i bokföringsprogrammet.

För en periodisk sammanställning (för EU-försäljning) är det endast intäkterna som behövs. Om du fakturerar i samma program som bokföringen så finns redan informationen där, oavsett om du eller din byrå hunnit stänga bokföringen eller inte. Plus att programmet kan ta fram underlag för rapporten istället för att räkna samman aktuella fakturor manuellt.

Påminnelser och factoring

De allra flesta faktureringsprogram har funktioner där du enkelt kan påminna kunder via email om obetalda fakturor. Eller möjligheten att köpa in påminnelse- och inkassotjänster från en leverantör som sköter det åt dig. Du kan ofta även sälja dina fakturor, dvs få betalt för dina fakturor direkt istället för att vänta in att kunden betalar.

Kundreskontra och betalningsregistrering

Ett faktureringsprogram skapar automatiskt en reskontra, dvs en förteckning över alla skickade fakturor och deras betalningsstatus. Du kan använda denna för kundstatistik eller bara för se vilka fakturor som är betalda och inte.

Betalningar kan registreras i reskontran och bokförs automatiskt. Fortnox och många program kan numera importera information om betalningar från banken och automatiskt matcha de flesta betalningar mot fakturor. Majoriteten av våra egna 1000+ kundbetalningar varje år matchas och bokförs utan någon som helst manuell inblandning från oss.

Sammanfattningsvis

Säg att ett faktureringsprogram kostar 150 kr/månad eller däromkring. Det är såklart också pengar. Men med tanke på alla fördelar med ett faktureringsprogram är det ofta väl investerade pengar.