Spara papperskvittot

TLDR;

Både Bokföringsnämnden och Skatteverket har nyligen uttalat sig om huruvida papperskvitton för utlägg måste sparas när man fotograferat eller scannat dem till bokföringen. Slutsatsen är tyvärr att de i de allra flesta fall måste sparas.

Bakgrund

För varje affärstransaktion i ett företag krävs (oftast) ett underlag, normalt ett kvitto, en faktura eller liknande. Man kan antingen använda originalet eller en kopia till bokföringen. När vi scannar pappersunderlag och lägger den digitala versionen till bokföringen arbetar vi sålunda med kopior. Men vad ska vi då göra med originalen?

Huvudregeln är att originalet ska sparas även om en kopia används till bokföringen. Med original menar man den form i vilken underlaget kom till företaget. Medan själva ”bokföringspärmen” med kopiorna (som kan vara digitala) ska sparas i sju år ska originalen sparas i ungefär fyra år. Så långt har det varit ganska tydligt.

Utlägg av anställda

Däremot har det diskuterats vad som händer om en anställd gör ett utlägg för företagets räkning, fotograferar kvittot och lämnar in en elektronisk utläggsrapport – är det då papperskvittot eller den elektroniska utläggsrapporten som är företagets original?

Många har resonerat som att företagets betalningsansvar inträder först när utläggsrapporten kommer in och att ur företagets synvinkel är det därför den elektroniska utläggsrapporten som är originalet och därför skulle papperskvittot kunna kastas bort. Detta förutsatt alltså att en anställd (eller ägare) gör ett utlägg med privata pengar och redovisar det elektroniskt.

Speciellt leverantörer av kvittoappar och liknande verktyg har drivit den här tesen, liksom digitala redovisningsbyråer som vi själva, eftersom det såklart gör vår tjänst smidigare och livet lite lättare för företagaren. Och även om det funnits andra åsikter, har det inte sagts något officiellt som motsäger detta. Förrän nu.

Bokföringsregler och skatteregler

Först kan vi passa på att förklara lite hur bokföringsreglerna skapas i Sverige. En aningen förenklad beskrivning, men förhoppningsvis ändå användbar. Hoppa över det här avsnittet om det verkar tråkigt. 🙂

Vi har såklart Bokföringslagen som bestäms av riksdagen. Den är inte alltid så detaljerad, så det är upp till Bokföringsnämnden att tolka, förtydliga och förklara reglerna för oss som ska använda dem. De har bl a som uppdrag att definiera och utveckla ”god redovisningssed”, dvs hur man faktiskt ska bokföra på bra sätt.

Bokföringsnämnden har dock inte så mycket att säga om skattereglerna, dvs hur företagets skatt räknas ut och betalas. Här har vi lagar som t ex Inkomstskattelagen och Momslagen, som stiftas av riksdagen. Och sedan ska Skatteverket se till att skattelagarna följs samt inkassera skatt av oss skattebetalare.

När lagen inte beskriver precis hur något ska hanteras är det upp till Bokföringsnämnden respektive Skatteverket att försöka tolka lagen. Ibland görs detta i förebyggande syfte eller när en fråga kommit upp tillräckligt ofta, men ibland görs det först när det finns ett konkret fall. I Skatteverkets fall händer det såklart ofta att motparten har en annan uppfattning, och ett fall kan då drivas vidare och tas upp av olika juridiska instanser som kan besluta åt det ena och andra hållet och på så sätt skapa praxis för hur lagarna ska tolkas.

Inte sällan säger bokföringsreglerna och skattereglerna olika saker. Överavskrivningar är ett välkänt exempel, där man kan skriva av inventarier snabbare skattemässigt än bokföringsmässigt.

Vad säger Bokföringsnämnden om papperskvitton?

Bokföringsnämnden publicerade i början av april 2017 ett brevsvar om verifikationer när anställda gör utlägg för företaget. I korthet säger de att det inte spelar nån roll hur utlägget betalas, utan bara om den anställde anses agera för egen räkning eller för företagets räkning. Om man anses agera för företagets räkning, sker företagets affärshändelse redan när köpet görs, och papperskvittot anses då vara företagets original och ska sparas.

Sånt som talar för att den anställde agerar för företagets räkning är om det ingår i anställningen att göra såna inköp, om det finns en överenskommelse om att göra inköpet eller helt enkelt om det rör sig om saker företaget normalt köper.

Om man inte anses agera för företagets räkning är det annorlunda. Men det har andra nackdelar, se nästa stycke.

Vad säger Skatteverket om papperskvitton?

Först ska vi säga att det är momsgänget på Skatteverket som nu har uttalat sig. Det verkar i princip vara vattentäta skott mellan momsavdelningen och inkomstskatteavdelningen, och det är väldigt sällan Skatteverket säger något som både rör moms och inkomstskatt. Och här är det alltså endast moms vi pratar om.

I slutet av juni 2017 kom Skatteverket med ett ställningstagande vad gäller avdragsrätt för moms på anställdas utlägg. Även här gör man skillnad på om den anställde agerar för företagets räkning eller sin egen.

Om det är för företagets räkning har företaget avdragsrätt för moms, men då anses affärshändelsen inträffa när köpet görs och papperskvittot är företagets original som måste sparas.

Om det är för den anställdes egen räkning behöver man inte spara papperskvittot, men företaget får då inte heller lyfta den ingående momsen eftersom köpet inte gjorts av företaget. Istället blir det en kostnad som den anställde har i sin anställning. Företaget kan ersätta den anställde för kostnaden, vilket blir skattepliktigt för den anställde (och avdragsgillt i företaget), men den anställde kan i gengäld dra av kostnaden så de kvittas. Men ingen moms får alltså lyftas.

Momsfri verksamhet då?

Om företaget bedriver momsfri verksamhet och aldrig får lyfta moms, då spelar väl detta ingen roll? Tja, om man kan hävda att den anställde agerar för sin egen räkning skulle man väl kunna köra på endast det digitala underlaget. Men är det för företagets räkning kräver ju bokföringsreglerna att papperskvittot ska sparas. Och vi vet ju inte hur Skatteverket skulle se på kostnadsavdrag för endast digitala kopior, så jag skulle nog ändå spara originalen.

Sammanfattning

Så man kan nog säga att papperskvittona i de allra flesta fall måste sparas. Sverige är långt framme på många områden, men digitalisering av bokföringsunderlag är nog inte ett av dem. 🙁

Se även

Hur länge ska fakturor och kvitton sparas?