Utlägg och kostnadsersättningar

Vad är ett utlägg och vad är en kostnadsersättning? Vilka skatteregler gäller? Vad gäller för att lyfta ingående moms på utlägg?

Vissa ”utlägg” som görs av företagare och anställda, är egentligen privata kostnader i tjänsten och de fungerar lite annorlunda. Här går vi igenom lite regler och gränsdragningar, som inte alltid är helt uppenbara.

Nedan pratar vi om anställda i aktiebolag, vare sig de är ägare i bolaget eller inte. I enskilda firmor och handelsbolag är gränsdragningarna lite annorlunda för ägarna, så vi tar inte upp dem här.

Sammanfattning

Skillnaden mellan ett utlägg och en privat kostnad är enkelt uttryckt att ett utlägg är företagets kostnad, medan privata kostnader tillhör den anställde. Vanliga exempel på privata kostnader är privata telefon- och internetabonnemang, även om de används i tjänsten.

När en anställd har privata kostnader i tjänsten kan företaget ersätta dessa med s k kostnadsersättningar. Kostnaden blir avdragsgill i företaget och företaget betalar inga sociala kostnader. Däremot kan inte ingående momsen lyftas i företaget. För mottagaren är kostnadsersättningar skattepliktiga från första kronan. Samtidigt kan mottagaren dra av sina kostnader i sin inkomstdeklaration, och få avdrag med allt över 5000 kr per år.

Vissa privata kostnader kan däremot ersättas skattefritt med schablonbelopp (vanligen milersättning och traktamente) men här pratar vi bara om kostnader som inte kan ersättas skattefritt.

Utlägg och utläggsersättning

Vad är ett utlägg?

Ett utlägg är när du har en utgift för företagets räkning. Själva betydelsen av ordet ”utlägg” är att det är någon annans utgift du betalar för. Dvs man kan anta att det är företaget som är köpare, även om det är du som står där i butiken och gör själva inköpet. Ofta görs ju såna köp med företagets betalkort och företaget blir då automatiskt betalningsskyldigt för inköpet. Men om du betalar med privata pengar har du gjort ett utlägg för företagets räkning.

Vilken typ av utgifter kan då anses vara utlägg för företagets räkning? Skatteverket skriver i ett ställningstagande ”Det gäller om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för inköpet” (ställningstagandet gäller egentligen en annan fråga, men vi kan ändå använda det som vägledning). Om det är en utgift som företaget normalt sett skulle stå för, kan det alltså kvalificera som utlägg. Det kan t­ ex gälla fika eller utrustning till kontoret, resekostnader vid tjänsteresor, representation o dyl.

Om det är ett kvitto eller en faktura där köparens namn står utsatt är det såklart bra om det är företagets namn. Kom ihåg att för inköp på över 4000 kr inkl moms måste företagets namn stå på underlaget för att ingående momsen ska kunna lyftas (se Skrivet kvitto).

Hur hanteras ett utlägg?

När du har gjort ett utlägg kan företaget betala ut ersättning för utlägget som blir skattefri för dig. Utlägget bokförs som en kostnad och den ingående momsen lyfts, precis som om företaget hade gjort köpet direkt. Kvittot/fakturan måste sparas i originalformatet, eftersom det är företaget är köparen.

Privata kostnader i tjänsten och kostnadsersättning

Kostnadsersättning är en annan sak. Det används när en anställd haft privata kostnader i tjänsten och arbetsgivaren ersätter dessa kostnader.

En vanlig situation är då du använder din privata telefon i tjänsten. Eftersom det är ditt privata abonnemang går det inte att hävda att det är företagets kostnad och då kan det alltså inte vara ett utlägg. Om företaget ersätter dig för telefonkostnaden blir det istället en kostnadsersättning. Detta hanteras lite annorlunda både för mottagaren och företaget.

Hur hanteras kostnadsersättningar för mottagaren?

För dig som mottagare är kostnadsersättningar skattepliktiga från första kronan, precis som löneinkomster. Men du kan samtidigt göra avdrag för kostnader du haft i tjänsten, t ­ex telefonkostnaderna i exemplet ovan. Dock är bara kostnader över 5000 kr per år avdragsgilla.

För att ta ett exempel: om du har haft privata kostnader i tjänsten på 6000 kr (inkl moms) under ett år och får dessa ersatta av företaget, kommer du att ha skattepliktig kostnadsersättning på 6000 kr och avdragsgilla kostnader på 1000 kr (dvs allt över 5000 kr), så summa summarum beskattas du för 5000 kr.

Företaget tar med kostnadsersättningar i din kontrolluppgift och beloppet förtrycks i din deklaration. Men du måste själv ta upp dina kostnadsavdrag i din deklaration.

Hur hanteras kostnadsersättningar i företaget?

Själva kostnadsersättningarna blir en avdragsgill kostnad i företaget. Däremot kan inte någon ingående moms lyftas i företaget. Företaget behöver underlag för kostnadsersättningarna, t­ ex kvitton eller fakturor (som kan vara kopior). Man kan alltså inte bara betala ut nåt slags schablonmässigt belopp utan underlag.

Företaget måste dessutom avgöra om du kan antas få avdrag för dina kostnader eller inte. Om du kan antas få avdrag för kostnaderna behöver företaget inte dra av någon skatt eller betala sociala avgifter på kostnadsersättningar. I den här bedömningen behöver företaget inte ta hänsyn till 5000 kr-gränsen för den anställde, utan bara till vilket typ av kostnad det är.

Om du däremot inte kan antas få avdrag för kostnaderna, hanteras kostnadsersättningar precis som lön, dvs skatteavdrag måste göras och sociala avgifter betalas. Ett exempel kan vara om företaget ger dig en kostnadsersättning för att du måste köpa en kostym att ha på jobbet. Denna lär du inte få avdrag för i din deklaration och kostnadsersättningen hanteras då precis som lön.

Hur bör man göra?

För anställda (icke-delägare) blir det ofta en förhandlingsfråga mellan arbetsgivaren och den anställde. Om man har privata kostnader i tjänsten vill man ju förmodligen få ersättning för dessa, även om de beskattas.

Men om du äger ditt bolag, lönar det sig då att ta ut kostnadsersättning för privata kostnader i tjänsten? Jovars, även om du ligger under 5000 kr per år och hela kostnadsersättningen blir skattepliktig, slipper ju företaget betala sociala avgifter vilket gör det förmånligare än lön. Och för allt över 5000 kr per år matchar ju avdragen kostnadsersättningen och den blir skattefri. Så om du har privata kostnader i tjänsten, go for it! Men alltså bara för kostnader som är avdragsgilla i din privata deklaration.

Men tänk på att kostnadsersättningen ökar din totala inkomst av tjänst – om du satsar på att ligga på brytpunkten för statlig skatt kanske du ska justera ned din lön med motsvarande belopp.

Få in kostnaderna i bolaget istället

Men allra bäst är ju faktiskt att se till att så många kostnader som möjligt hamnar i företaget. Dvs skaffa ett företagsabonnemang på mobilen, även om det kan vara lite dyrare. Då blir det mindre bök, du betalar mindre skatt och företaget får lyfta ingående moms.